1. 왜 아마존은 파워포인트를 사용하지 않는가?

이전 제프 베조스가 컨설턴트를 고용한 뒤 프레젠테이션을 들었을 때, 복잡한 그림이 시선을 어지럽히기만 할 뿐 구체적 내용과 무엇을 제안하려는지는 명확히 알 수 없었던 경험에서 유래 되었다.


파워포인트로 만든 자료는 내용의 요점을 불렛 포인트로 나열했을 뿐으로, 발표자에 질문을 던져야 비로소 상세 내용을 구두로 설명하는 경우가 많다.


따라서 때로는 시간이 지난 후 자료를 읽었을 때 내용을 기억해 내기 어려울 때도 많기 때문에 아마존에서는 업무 문서를 작성할 때 A4용지 한 장 분량의 “1 Pager”와 “6 Pager”로 정리한다.


또한 문서를 이용해 새로운 아이디어를 제안하는 자리에서는 참석한 사람들 모두 15~20분 정도 읽는 시간을 가진다. 또한 문서를 읽은 후에는 페이지별 궁금한 점을 묻고 답하며 논의를 발전시킨다.



2. 업무 문서를 작성하는 5개 원칙

  1. 업무의 효율화

    필요 정보를 참석자 전원에 미리 제공해 회의 시간을 단축하고 더 좋은 결론을 낼 가능성을 높인다.


  1. 질문의 수준 및 회의 질 개선

    참석자 전원이 동일한 정보를 갖게 되어 보다 깊이 있는 질문을 하거나 유의미한 시사점을 도출한다.


  1. 참석자 간의 공평성 확보

    현란한 슬라이드나 문서 외적 부분을 신경쓰지 않고 모든 참석자들이 고평하게 자신의 생각을 설명할 수 있고, 제시한 아이디어나 전략의 이미를 명확히 이해할 수 있다.


  1. 전략적 사고

    데이터와 사실에 근거한 메모는 세부적이고 깊은 내용까지 다룰 수 있어 이 메모를 통해 자신의 생각을 전개할 수 있다.


  1. 논의 결과 기록

    회의에 불참한 사람에게 메모를 통해 논의 내용을 쉽게 설명해 정보격차를 쉽게 해소할 수 있다.


3. 문서 작성 원칙

1. 기본 사항

  • 내용을 검토하고 보완한다(오타, 문법상 실수 등)
  • 글의 목적에 맞는 형식을 취한다(작성 목적이 명확하며 글의 구성 및 흐름이 맞계 설계)
  • 간결하게 작성
  • 의미가 불명확한 단어는 사용하지 말 것(예: fewer, faster → 수치화 할 것)

2. 내용 관련

  • 참석자를 고려해 작성할 것
  • 문서의 앞부분을 특히 신경쓸 것
  • 구조를 탄탄히 할 것
  • 이유를 명확히 기술할 것
  • 데이터 기반의 근거를 제시할 것
  • 최종 수혜자가 누구인지 명확히 할 것
  • 언제까지 실행할 지 명확히 설명할 것
  • 불필요한 그래프는 자제할 것

4. 회의 진행 방식

  • 문서 작성자 본인이 회의를 직접 진행할 것
  • 잘못한 부분은 기꺼이 인정할 것
  • 비판을 학습의 기회로 삼을 것

5. 1 Pager란?

  • 사내용 보고서는 대부분 1 Pager로 정리한다.
  • 문서 포맷 예시
    • [Progress report] 경과 보고
    • Introduction: 서론, 요약, 결론
    • Overview of Plan: 계획의 개요
    • Review of Progress: 진척 현황
    • Changes in Plan Since Last Update: 이전 보고 대비 변동 사항
    • Overview of Risks: 리스크 개요
    • Next Step: 향후 계획

6. 6 Pager란?

  • 사내용 보고서 중 연도별 예산안, 혹은 대형 프로젝트 제안서는 6 Pager로 정리한다.

  • 문서 포맷 예시

    • [Project Proposal] 프로젝트 제안서
    • Part 1. Press Release 1 pager (보도자료 1페이저)
    • Part 2. Main Document 6 pager (본문 6페이저)
      • Introduction: 서론, 요약, 결론
      • Customer Need: 고객 요구 사항
      • Market Opportunity: 시장 기회 분석
      • Business Case: 사업 사례 분석
      • Estimate of Effort: 개발 기간 산정
      • Timeline: 서비스 출시 일정
      • Resource: Required: 필요 자원
    • Part 3. Q&A (예상 질의 응답)
    • Part 4. Appendices (첨부 자료)
    • Part 5. Financial Model (재무 모델, 손익 계산서 시산)

  • 작성 시 주의 사항

    • Introduction
      • 해당 문서에서 무엇을 제안하려 하는지
      • 참석자에 무엇을 요구하려 하는지
    • 누가 어떠한 불편을 겪고 있는지 (사실 기반)
    • 제안을 실행하면 고객에게 어떠한 이점이 있는지 설명해야 한다(고객의 눈높이에서).

  • 추가: 다른 6 pager 문서 구조 예시들

    • 서문 - 배경, 프로젝트 차별점과 특징
    • 목표 - 세 단어 이내로 숫자로 작년 성과와 비교해 작성
    • 프로젝트 관련 아마존 리더십 원칙 - ‘14개 리더십 원칙’을 프로젝트에 적용
    • 프로젝트 현황 - 잘 된 점과 위험 요소를 수치로 증명하여 수익을 낼 수 있는 기회요소 발굴
    • 프로젝트를 진행하면서 배운 점 - 기대, 해석을 배제하고 실패한 원인을 중심으로 작성
    • 전략적 우선 순위 - 해야할 일을 목표 관련도, 중요도에 따라 설명하며 실행 가능한 계획
    • 마무리 - 5문장 이내로 긍정적이며 미래 지향적으로 작성
    • 부록 - 시각화 자료 등

  • Introduction — This needs to set up precisely what the material is going to cover and to inherently state the general direction of where the document plans on going.
  • Goals — List right up front what the metrics for success are so we can use them as a lens to see the remaining document through.
  • Tenets — This is a very Amazon thing where every action has some clearly define north star. There are a lot of ways to word these. Generally, they are inspirational pillars that the rest of the plan sits on top of (go with me on this one).
  • State of the business — This section is another important one. You need to inform the reader of the current state of the business. There needs to be a lot of detail here, which sets up the points to compare against in the next section.
  • Lessons learned — Amazon is big on data. This section will outline the current state of the business and its influence over creating the goals you need to achieve. It should be a detailed enough snapshot to give the reader all of the data they need to understand the positive and negatives activities in the prior period.
  • Strategic priorities — This is the meat of the document and lays out the plan, how to execute it, and should match up to achieving the goals stated at the top of the document.